İş Birliğini Engelleyen 7 Büyük Günah

Bir organizasyonun sürekli öğrenmesi, hepimizin bildiği gibi bu değişken, tahmin edilemez ve kompleks dünyada çok daha önemli hale geldi. Üstelik artık daha kırılgan, belirsizlik dolayısıyla daha kaygı yüklü, çok farklı değişkenlerin sürekli yeni bir heyecan getirdiği iş yaşamında, birbirimizi desteklemek ve ortak akıl ile sürdürülebilir sonuçlar elde etmek artık daha büyük bir gereklilik.

Öğrenmek, bazen işi, bazen değişen ihtiyaçları, bazen insanı, bazen teknolojiyi, bazen yeni mevzuat ve uygulamaları…bitmeyen bir döngü. Devam edebilmek için öğrenmek zorundayız. Bunu yaparken de ekosistemimizdekilerle etkileşim halinde olmak zorundayız. O da bizi iş birliğine getiriyor. Ve güzel yanı, birbirimizden öğrenerek daha iyisine ulaşmak mümkün oluyor.

Peki, iş birliği kolay mı? Aslında zor değil.  Çoğunlukla iş birliğini baltalayan, öğrenmeyi zorlaştıran 7 büyük günahı far edip, bunlardan uzak durursak, iş birliklerine açık hale gelebiliriz. Bu yazımda iş birliğini engelleyen bu 7 günahtan hiçbirine takılmamak için sizlere onları tanıtmak istiyorum.

Malum, her birimiz hayatımızda en az bir kez “İşlerle uğraşmak yormuyor beni, insanlarla uğraşmak yoruyor” cümlesini veya benzerini kullanmışızdır. Söz konusu insan olunca çok fazla değişken işe dahil oluyor. Ve işin matematiği, işin psikolojisine dönüyor.

Biraz somutlaştırayım:

2 kere 2 kaç eder? DÖRT eder. Peki insan söz konusu olduğunda 2 kere 2 kaç eder? DERT eder.

Programlarımızdan birinde katılımcılarımızdan biri söylemişti bu matematiği  Sizce de haklı değil mi?

Şimdi gelelim iş birliğinin engelleyicileri 7 günaha.

İş Birliğini Engelleyen Günah 1- Benim alanım benim pozisyonum

İş birliği için herkesi anlamak ve farklı sesleri duyabilmek önemli olsa da, her birim aslında kendi alan savunmasını yapmaktadır desem ne dersiniz? Pozisyonumuza ve bölümümüze sıkı sıkıya yapışır, onu diğerlerine karşı daha iyi durumda tutmaya ve her durumda savunmaya çalışırız.

Bir başka bölümden bir arkadaşınız, size işinizle ilgili bir öneride bulunduğunda aşağıdaki bu ve buna benzer cümleleri hiç içinizden geçirmiyorsanız iş birliğine açıklık konusunda iyisiniz.

-              Sen nerden bileceksin ki!

-              Benim alanıma girme!

-              Sen kendi işine bak, ben kendi işime!

-              Onu biz de düşündük ama öyle olmaz!

-              Sanki bi sen zekisin, biz düşünmedik mi!

-              Sen önce kendi işini bi düzgün yap!

-              Sen düzgün yapsan zaten buna gerek kalmazdı!

-              Çok biliyorsun!

Söylenenleri kişisel alanınıza müdahale olarak algılıyorsanız eyvah! İşte o zaman, bütünün hayrına bir sonuca ulaşmak ve iş birliği imkanları zorlaşıyor.

Bir örnekle aktarmaya çalışayım;

Bir şirkette üç ayrı üretim süreci var. Her biri kendi hattı için malzeme siparişini satın alma bölümüne iletiyor. Satın almada ilgili segmentten sorumlu kişi, ürünlerin benzerliği için aynı malzemeyi almak istiyor ama her bir üretim ekibi, kendilerinin parçasının kaliteye etkisini iddia ederek, değişikliği kabul etmiyor. Her biri en doğru seçimi kendilerinin yaptığını ve bu sayede bir sorun yaşanmadığını düşünüyorlar. Satın alma uzmanı, sıkıntı yaratmamak için her bir üretim ekibi için ayrı tedarikçilerle görüşüyor ve pazarlıklar yapıyor. Maliyet de istedikleri seviyeyi tutturmakta zorlanıyorlar.

Bir süre sonra satın alma uzmanı, çok tesadüfi olarak, rakiplerinin tüm üretim süreçlerinde tek bir parça kullanıldığını öğreniyor. Meğer onlar her bir üretim süreci için, eş parça uygulamasına geçmişler. Satın alma uzmanı bu bilgiyi mühendislerle paylaşıyor ve karalarını yeniden tek ve ortak parça konusunda ikna etmeyi deniyor. Bu sırada rakip meğer 2 yıldır bu sayede hızlı tedarik, maliyet avantajı ve stoklarda esneklik gibi avantajları yakalamış bile. Oysa bizimkilerin işletmesinde, satış ekipleri marjların darlığından, rekabetin arttığından şikayet edip duruyor.  Üretim maliyetleri konusunda üretimi, üretim de satın almayı suçluyor ve her toplantı bir gerilim içinde geçiyor. 

Pozisyonumuza sıkı sıkı bağlandığımızda, birbirimizin ihtiyaçlarını yeterinde dinlemeyebiliyoruz. İhtiyaçları anlamaya çalışmadığımızda, bütüne odaklanmadığımızda ve iş birliği ile hareket etmediğimizde geliştirecek alanları, yeni öğrenme fırsatlarını engellemiş oluyoruz. Kurumlarda en çok, birbirinin işini bilmeme, anlamama dertleri çıkıyor karşımıza. Oysa bir dinlesek anlayacağız. Hem daha keyifli çalışacağız, hem de daha iyiye birlikte ulaşabileceğiz.

Henry Ford’un dediği gibi; “Bir araya gelmek başlangıç, birlikteliği sürdürmek gelişim, birlikte çalışmak ise başarıdır.”

Ne mi yapmalıyız?

İlk adım ilgili kişileri bir araya getirmek, sonra birlikte sonuç üretecek kişileri doğru fasilite etmek, sonra herbirini sürece dahil edip duyulmalarını sağlamak ve bu sayede ortak kararlarla birlikte çözüm bulmalarını sağlamak gerek.  İşte fasilitasyon becerileri bu süreci etkili ve herkesin memnun olacağı bir süreç olarak yönetmek için çok önemli.

Çünkü, insanlar dahil oldukları kararlar için sorumluluk almak istiyorlar.

Formül basit: Etkili kararlar = Doğru Karar x Karara Katılan Sayısı

İş Birliği üzerine: Günah 2- Onların yüzünden

İş hayatında sorunlar olur. Hatta bizler, “tabi sorun olacak, biz bunun için varız” deriz. Ancak her zaman bu kadar kolay olmuyor. Hele de sorun, birbirimize bir parmak göstermek gibi bir soruna yol açıyorsa…

Ne mi demek istiyorum?

Bir sorun olur ve çözümden çok suçlu aranıyorsa iş birliği kültürünü yaşatamıyoruz demektir. Müşteri yanlış ürün geldiğini söyler ve yakar top organizasyonda bölümden bölüme dolaşmaya başlar; tedarik bölümü, sipariş girişini yapan satış destek ekibini, satış destek ekipleri saha satışı, satış müşteriyi, müşteri siparişi girdiği sitemi suçlar durur.  İşler ters gittiğinde “her zaman suçlayacak birini bulmak” işlerin çözülmesinden çok, kaos ve gerginliğe neden olur ve kişiler arası ilişkileri bozar.

Böyle bir surumda siz, hatalardan ders almayı önceleyen,  “nasıl çözeriz” veya “ben daha farklı ne yapabilirim” diyenlerdenseniz harika! Ama bir dakika! Çözümü, şikâyetin geldiği bölüm olarak tek başınıza mı bulacaksınız? Diğerlerinin katkısı nasıl dahil edilecek? Etkilenecek birimler, birden çok sayıda olduğunda çözüme kim, nasıl karar verecek?

Çözümü ararken sadece kendi pozisyonunuzu düşünerek bulunan bir çözüm, ne kadar bütüne hizmet edecek? Sorunun tekrarlanmaması için nasıl bir yol bulunacak?

İş birliğini güçlendirmek, kapsayıcı süreçler tasarlamak,  sürdürülebilir başarıya ulaşmak için fasilitasyon becerilerine sahip olmak sadece sonuç için değil, süreç için de büyük fark yaratıyor. Fasilitasyon sayesinde insanlar bir araya gelmekle kalmaz, dahil olduklarını hisseder ve diğerleri ile anlamlı etkileşim kuracakları bir zaman yaratırlar. Rahat, güvenli ve İş birliğinin oluştuğu ortamlarda insanın yaratıcılığı artar ve herkes potansiyelini ortaya koyar. İşte böyle bir ortam sağlandığında, sorunlar bütünün hayrı dikkate alınarak kalıcı şekilde çözülür. Herkes kendi üzerine düşeni istekle alır ve gereğiniz yapar.

Çünkü ne demiştik; Formül basit: Etkili kararlar = Doğru Karar x Karara Katılan Sayısı

Deneyimlerimize göre fasilitasyon, bireyleri, grupları ve ekipleri, organizasyonları ve toplulukları ve hatta tüm toplumları derinden dönüştürme gücüne sahip. Fasilitasyonun gücüne tutkuyla inanan bizler bile, fasilitasyonun olumlu, güçlü ve kalıcı değişim yaratma yeteneğini her defasında hayranlıkla izliyoruz.  

Bizim daha çok birliktelik gücüne ihtiyacımız var. Bireysel gelişimden, kurumsal gelişime, hatta toplumsal gelişime etki edecek bir ekosistemin içindeyiz.

Bu anlayış, benden bize bir yolculuk.

İş Birliği üzerine: Günah 3- Sorunun parçası

Sorunun bir parçası olabilir miyim?

Zaman zaman bakış açımız sadece kendi penceremizden olduğunda, sorunun bir parçası olduğumuzu göremeyebiliriz. İç hesaplaşmalar ve/veya dış paydaşlara tepkisel yaklaşmak, sorunun parçası olmamıza neden olur. Hatta bunu çoğu zaman sorumluluk almak olarak tanımlama gafletine dahi düşeriz

Şöyle bir örnek hayal edin; müşterisi olduğunuz tedarikçileriniz çok güçlü ve sınırlı sayıda. Siz de vadeler konusunda piyasadaki vadeleri uygulamak istiyorsunuz. Yapacağınız toplantıda bundan böyle piyasa vadeleri ile ödeme yapacağınızı belirtmek üzere hazırlık yaptınız. Ancak ekibin diğer üyeleri ve bundan etkilenebilecek olan diğer bölümler, bu fikrin olası sonuçları konusunda uyarıyorlar. Olur da günahlardan biri olan “benim pozisyonum” konusuna takılırsanız kimseyi dinlemeyeceksiniz. Ancak, herkesi dinleyip, birlikte bir değerlendirme yapma fırsatı bulursanız, belki de orta yolu veya bambaşka bir çözümü elde etme şansınız olacak.

Peki ekibin geri kalanının itiraz edebilmesi de zor bir durum değil mi? Aynen öyle. Bazı organizasyonlarda “evet efendimciler” fazla oluyor. Hiyerarşik, psikolojik güvenliğin eksik, liderliğin zayıf olduğu durumlarda rütbe – pozisyon önde oluyor ve “emir, demiri keser” mantığı ile hareket ediliyor. İnsanlar inanmadıkları, yanlış buldukları kararlara karşı çoğunlukla sessiz kalmayı seçiyor. Bu tür ortamlarda, ortak akılla daha iyiye ulaşmak ne yazık ki mümkün olmuyor.

Geçenlerde bir şirkete düzenlendiğimiz yeni hedefler ve fikirler toplantı fasilitasyonu sırasında, bu konuda çok güzel sözler paylaştı insanlar:

• Akıl akıldan üstündür.

• Birlikten güç doğar.

• Danışan dağ aşmış, danışmayan düz yolda şaşmış.

Organizasyon kültürü içinde, herkesin fikrini rahatça paylaşabildiği, güvenli bir ortam yaratmak, alınacak kararların çok yönlü değerlendirilmesi ve daha iyiye ulaşmak için önemlidir.

Tepkisel davranmak yerine, etraflı değerlendirmek ve ilgili kişileri dahil ederek yaptığımız değerlendirmeler, hem kendimiz, hem diğerleri, hem de kurum için daha doğru bir yol sunar.

İş Birliği üzerine: Günah 4- Olaylara takılma

İnsanların düşünmesinde kısa dönemli olaylar ağır basıyorsa, organizasyonların geleceğe bakması ve öğrenmesi kısıtlanır.

Ne demek istiyorum şöyle bir örnekle anlatmaya çalışayım:

Yeni bir ürün lansmanı yaptık, bir sürü yatırım yaptığımız, dağıtımını tamamladığımız, reklamlarını yaptığımız ürün beklediğimizin çok altında talep gördü. 3 aylık satış grafiği hiç iyi değil. Piyasada yeni ürünün çok da etki yaratmadığı konuşulur.  Bu açıklamalar doğru olabilir. Ancak, bizi olayların arkasındaki uzun dönemli değişim öngörülerini görmekten ve nedenlerini anlamaktan uzaklaştırır. Hatta bu durum çoğunlukla 2nci günah olan, suçlamalar “onların yüzünden” ile beraber gelir. Lansmanın etkili olmadığı ile Pazarlama Kurumsal İletişim suçlanır. Beklentileri iyi anlamadığı ve yeterince çaba harcamadığı iddia edilerek Satış suçlu olur. Ürün geliştirme ekiplerinin analizleri ve testlerin yeterli olmadığı, yönetimin bu işi aceleye getirdiği için eksik kalan şeyler olduğu vs vs herkese bir şey bulunur.

Anlık olaylara takılmak yerine, kök nedeni görmeye çalışmak, ilgili kişiler ile bir araya gelerek, objektif olarak durumu değerlendirmek, daha iyisi için iş birliğini başlatmak bambaşka bir sonuca ulaşmamızı sağlayabilir.

Zaman zaman daha tecrübeli olanlardan “burada olmaz”, “biz bunu denemiştik”, “daha önce yaptık, olmadı” gibi sözler duyduğumuz olur. Bu gibi söylemler bizi hem yeni fikirlerden hem de iş birliğinden uzaklaştırır. Geçmiş olaylara takılmak bizi ileri götürmez, aksine fırsatları kaçırmamıza yol açar.

Unutmayalım, her gün yeni bir şey öğreniyoruz, şartlar değişiyor: Geçmişte başarılamayanlar, o günkü şartlar ve kapsamı içinde başarılamamış olabiliyor. Artık yepyeni bir ortam, değişen imkanlar ve fırsatlarla yeniden değerlendirilmeyi hak eden fikirler olabilir. Limitlemek yerine iş birliği ile yeni ve farklı bakış açılarını katarak yeniden değerlendirmek daha iyi olabilir.

İş Birliği üzerine: Günah 5- Haşlanmış kurbağa

Kurbağa deneyini duymuşsunuzdur. Bir kurbağa kaynar suyun içine atarsanız, hemen kendini sudan dışarı atar. Ama eğer kurbağayı oda ısısındaki bir kap suya koyarsanız ve korkutmazsanız, öylece kımıldamadan durur. Bu arada su sıcaklığını yavaş yavaş arttırırsanız, çok ilginç bir şey olur. Sıcaklık 20 dereceden 30 dereceye yükselirken kurbağa hiçbir şey yapmaz. Tersine keyfi çok yerindeymiş gibi durur. Sıcaklığı artırmaya devam ettikçe sersemlemeye başlar ta ki kaptan çıkamayacak hale gelene kadar. Onu dışarı fırlamaktan alıkoyacak hiçbir şey olmamasına rağmen, kurbağa orada oturup haşlanmayı bekler! Neden? Çünkü, kurbağa hayatına yönelik ani değişikliklere tepki göstermeye programlıdır ama yavaş değişimleri algılamakta zorlanır.

Buna benzer deneyimleri, sektörde rakiplerini küçümseyen, kendi büyüklükleri ve kibirli tavırları nedeniyle sektör tehditlerini iyi okuyamayan şirket yaşamlarında da görebiliriz. Ne büyük büyük şirketler ve markalar piyasadan böyle silinmiştir.

Şirkete yeni girenlerin gözü, yeni başlayan bakış açısı bu aşamada çok önemlidir. Dışarıdan bakanlar, henüz yavaş kaynayan suyun içinde olmayanların objektif bakabilmelerine güvenmek, fırsat tanımak, dahil etmek büyük önem taşır. Bölümden bölüme geçen, farklı bir bakış açısı ile süreçlere bakan kişileri dinlemek ve bu tür fırsatları yaratmak, şirketlerin sürdürülebilir başarısı için düşünülmelidir.

Hiç uutmuyorum, bakım ekibine aldığımız bir stajyerimiz vardı. Akıllı ve iyi gözlemci olan bu genç, rutin hale gelmiş işleri basit ve pratik bir uygulamaya dönüştürerek, hem ekibin "biz nasıl bunu düşünemedik" diye kendini sorgulamasını hem de yapılan iş ile, ekibin büyük bir zaman kazanmasını sağlamıştı.

Zaman zaman hepimiz bu duruma düşebiliyoruz. Mevcut çalışanlar olarak, kurbağanın kaderini paylaşmamak için sorgulamayı, yeni fikirlere kulak vermeyi ve biraz yavaşlayarak durumu bütüncül değerlendirmeyi öğrenmeliyiz.

İş Birliği üzerine: Günah 6- Sıkışmış deneyimler

Yemeyi, sürünmeyi, yürümeyi, konuşmayı, iletişimi, yaptığımız işleri deneme yanılmayla öğreniriz. Bir eylem yapar, sonuçlarını görür, değerlendirir, çıkarımlar yapar ve öğreniriz. İyileri, işimize gelenleri tekrarlamaya meyilli oluruz.

Evet ama her kararımız deneyimle gelemez. Pek çok yatırım ve yeni karar, uygulandığı anda değil, 3-5 yıl belki daha uzun bir zaman sonra etki yaratır. Organizasyonlar büyüdükçe tecrübe belli alanlarda yoğunlaşır, uzmanlaşılır, bölümler oluşur. Böylece farklı fonksiyonlu, çoğunlukla da hiyerarşik yapılar ortaya çıkar. Bununla beraber bir işin bütünü için her bir disipline, her birinin tecrübesine ve bakışına ihtiyaç vardır. Artık iş dünyasında hiçbir şey tek başına başarılmıyor. Birlikte ve iş birliği içinde çalışılmadığında, sonrasında maliyeti büyük, zaman zaman telafi edilmesi güç eksikler ve/veya hatalarla karşılaşılıyor.

Takım halinde çalışma alışkanlığı son yıllarda, daha etkili, hızlı ve bütüncül değerlendirme olabilmesi için çevik takımlarla yapılmaya başlandı. Proje bazlı ekipler oluştu. İşte bölümlerin beyliğe dönüşmemesi, tecrübenin bu beyliklerin içinde sıkışıp kalmaması için iş birliği kültürü yaratmak gerekiyor. Fonksiyonlar arası iletişim ve ilişki bağları kesik çizgilere mâhkum olduğunda hâyâl edilen ortam ve sonuçlara ulaşmaktan uzaklaşılır.

Fasilitasyon becerileri, ilgili kişilerin bir arada daha etkili sonuç üretmesini sağlıyor. Herkesin kararlara dahil olmasını, tecrübesini ve uzmanlığını paylaşmasını, sorumluluk almasını ve sürdürülebilir başarıyı teşvik ediyor.

Çünkü ne demiştik; Formül basit  Etkili kararlar = Doğru Karar x Karara Katılan Sayısı

ve sonuncusu...

İş Birliği üzerine: Günah 6- İmajı bozmayalım

İmajı bozmamak, karizmayı çizdirmemek için anlaşmazlıkları görmezden gelmek bir iş birliği engelidir desem ne dersiniz?

Acaba uyumlu olmayı yanlış anlıyor olabilir miyiz?

Pek çok şirket, karmaşık sorunlardan uzak duran, görüşlerinde inat etmeyen insanları ödüllendirerek, yeni ve farklı fikirlerin yüksek sesle söylenme ihtimalini azaltıyor maalesef. İnanmasalar bile uyum adı altında yapılan bu kabul edişlerin, sessiz kalarak onaylama haline dönüşmesinin organizasyonda yaratacağı olumsuz etkiyi çoğu zaman fark etmiyorlar. Oysa hangi davranışı ödüllendirdiğimiz, organizasyonun kültürünü de belirliyor.

Çatışma ve anlaşmazlıklardan kaçınmak, yeni ve farklı olana, hatta farklılaştıracak olana ulaşmayı engeller. Sözüm ona “uyumlu” bir ortam yaratır. Bu uyum nedeniyle, nasıl fırsatların kaçtığını ise kimse hesap edemez.

İnsan sosyal bir varlıktır; birlikte hareket edebilir, etkileşime geçebilir ve düşünebilir. Ve bunun için ortam hazırlandığında harika sonuçlar gelir. Fasilitasyonun gücü sayesinde, insanlar birlikte düşünür, birlikte tasarlar, sorunları ve anlaşmazlıkları birlikte çözer, birlikte daha parlak bir gelecek için zaman ve koşullar yaratırlar.

Bugün organizasyonlarda fikirlerine itiraz edilmesi için diğerlerini cesaretlendiren liderlere az rastlıyoruz. “Fikir fikirden üstündür” anlayışı ile daha iyisine ulaşmak için katılımcılığı sağlayanlar, imajlarını bozmak yerine imajları ile çok daha öne çıkıyorlar. Hatta bence, yeni bir kavram / fikir ortaya koymak, etkisi yüksek kararları alabilmek, gelecekte daha da önemli olacak.

Yapay zekanın zaten olanı çok kısa sürede ortaya koyabildiği bir dünyada, yeni ve doğru soruları sorabilenler, özgün ve farklı görüşleri olanlar değer yaratacak ve değer görecek. İş birlikleri, farklılıklardan beslenecek. İş ki, biz farklı sesleri duymak, yeni bakış açılarını teşvik etmek için ortamlar yaratalım.

İmajı bozmak istemezken, hiç imaj sahibi olamamak da var.

Siz de etrafınızı ve kendinizi gözlemleyin. İş birliği fırsatları hangi engellere takılıp kaçırılıyor acaba?

Keyifle iş birliği yapacağınız ve nice etkili başarılara imza atacağınız fırsatlara diyelim o halde.

Sevgiyle kalın 🌸